2018. június 18-tól lehet regisztrálni az adóhatóság webes felületén a számlázó programok 2018. július 1-től kötelező online adatszolgáltatásának teljesítéséhez. A NAV online számlázó programja várhatóan 1 héttel később lesz tesztelhető.
Mi az az online adatszolgáltatás?
2018. július 1-jétől minden belföldi adózónak adatszolgáltatási kötelezettsége van a kiállított számlák adatairól, amelyet
-
egy másik belföldi adózó számára állított ki és
-
a számlában áthárított áfa eléri illetve meghaladja a 100 ezer forintot.
Az adatszolgáltatás a számlával egy tekintet alá eső (módosító, sztornó) számlákra is vonatkozik, így amennyiben a korrekciót követően egy adott számla egyszer adatszolgáltatási kötelezettség alá esik, akkor a további módosításokat is jelenteni kell.
Az új szabályozás vonatkozik az egyéni vállalkozókra, EVA, KATA, KIVA, … alanyokra is!
Az adatszolgáltatás menete
Az adatszolgáltatást – a kézi számlázás kivételével – a számlázó program végzi, a számla kiállítását követően azonnal, de legkésőbb 1 naptári napon belül. Az adatszolgáltatáshoz az adóhatóság egy előre definiált XML struktúrát alakított ki, amelyet 2018.01.17-én publikált. Innentől lehet tesztelni a számlázó programok adatszolgáltatását is, azonban a fogadó oldalon folyamatos a fejlesztés (utolsó módosítás épp a mai napon 2018.06.20 délután lesz). Emiatt az a tapasztaljuk, hogy a számlázó programok a határidőt megelőző utolsó hetekre/napokra hagyják az utolsó szoftverfrissítést. Az adatszolgáltatás keretében tartalmilag a számlák fej- és tétel adatai, de minimálisan az Áfa törvény által kötelezően előírt adatok kerülnek be az adóhatóság szerverére.
Kézi számlázás
Amennyiben egy kézzel kiállított számla (előre sorszámozott nyomdai számlalap vagy számlatömb) az adatszolgáltatási kötelezettség alá esik (belföldi vevő, legalább 100 eFt áfa), akkor a számla kiállítójának három választási lehetősége van:
-
Manuálisan szolgáltat adatot az adóhatóság erre a célra fenntartott weboldalán. Ehhez is szükség van az előzetes regisztrációra!
- Amennyiben az áfa eléri vagy meghaladja az 500 eFt-ot, akkor 1 napon belül,
- Ha az áfa 500 eFt alatt van, de eléri a 100 eFt összeget, akkor 5 napon belül kell adatot szolgáltatni.
Az itt említett weboldal a mai napon még nem érhető el és nincs információnk a működés kezdetéről. -
Áttér az adóhatóság által fejlesztett online számlázó programra, amely automatikusan teljesíti az adatszolgáltatást. Ennek teszt üzemmódja várhatóan 2018. június 25-től lesz elérhető.
-
Áttér egy olyan (piaci) számlázó programra, amely képes teljesíteni az adatszolgáltatást (és esetleg a könyvelésbe is tud adatot átadni).
Mit kell tenni 2018. július 1 előtt?
-
Amennyiben még nincs ügyfélkapus (KÜNY) azonosítása a számla kiállítójának (cégjegyzésre jogosult, vagy önálló képviseleti jogosultsággal bíró vezető, egyéni vállalkozó), akkor ügyfélkapu létesítése.
-
Regisztrálni kell az adóhatóság webes felületén (lásd később)
-
Frissíteni kell a számlázó programot
-
Regisztrálni kell a számlázó programot, mint „technikai felhasználó”-t a rendszerben.
Mentesség
Nincs most teendője annak a vállalkozásnak, aki nem állít ki olyan számlát, amely nem része az online adatszolgáltatási kötelezettségnek. Ezek az esetek:
-
nem alanya az áfának (alanyi adómentes), vagy
-
áfa mentes számlát állít ki, vagy
-
fordított adózású számlát állít ki (külföldre vagy belföldre), vagy
-
nem állít ki olyan számlát belföldi adózó részére, amelyben az áfa eléri a 100 eFt áfa összeget, vagy
-
kizárólag magánszemélynek állít ki 100 eFt áfa összeget elérő számlát.
Ha a vállalkozás kizárólag a fenti körben állít ki számlát, akkor most nem kell regisztrálni, sem számlázó programot frissíteni. Azonban fontos kiemelni, hogy amennyiben mégis sor kerülne olyan számla kiállítására, ami az adatszolgáltatási kötelezettség alá esik, akkor a számla kiállítását megelőzően szükség van a regisztrációra és a számlázó program frissítésére. Amennyiben ez nem történik meg, úgy a számla kiállítását követően manuálisan kell adatot szolgáltatni a számla adatairól az adóhatóság erre kijelölt webes felületén.
A regisztráció folyamata:
A regisztrációt annak kell elvégeznie, aki az adott vállalkozás nevében a NAV előtt
-
törvényes képviselőként vagy
-
állandó meghatalmazottként eljárhat.
Július 18-tól elérhető az adóhatóság regisztrációs felülete: https://onlineszamla.nav.gov.hu/regisztracio. Az oldalon egy rövid videó bemutató segíti a regisztráció menetét! Ezt a képernyőt legörgetve lehet regisztrálni. Mivel a vállalkozás számlázásához kapcsolódó adatszolgáltatásról van szó, ezért javasoljuk, hogy
-
az első számú törvényes képviselő végezze el az elsődleges regisztrációt "ADATSZOLGÁLTATÁSRA KÖTELEZETT ADÓZÓI REGISZTRÁCIÓ" nyomógomb, majd
-
ha több elsődleges regisztrált lesz (pl. kettős aláírás vagy NAV meghatalmazott): "ÚJ FELHASZÁNLÓ HOZZÁADÁSA LÉTEZŐ REGISZTRÁCIÓHOZ" nyomógomb.
TIPP: az adatok megadása során
-
válasszon erős jelszót (kisbetű, nagy betű, szám, legalább 8 karakter hosszú);
-
a telefonszámot +36701234567 formátuman kell megadni;
-
ha egymás után több ügyfélkapus (KÜNY) bejelentkezéssel szeretne regisztrálni, akkor az új regisztráció előtt zárja be a böngészőt, majd nyissa meg újra.
A számlakiállító – másodlagos regisztrált– regisztrálása
Szükség esetén a számlakiállításért felelős munkatárs legyen a másodlagos regisztrált:
a regisztrációt követően Belépés után (a jobb felső sarokban a név alatt az ügyfélkapura is be kell lépni) a menüben a Felhasználó Új felhasználó -> "MÁSODLAGOS FELHASZNÁLÓ" nyomógomb kiválasztásával. Itt a felhasználó név, jelszó, telefonszám, e-mail cím adatokon kívül más személyes adat megadására nincs szükség. Lehetőség van különböző jogosultságok beállítására:
Könyvelő regisztrálása – másodlagos felhasználóként
A kezdeti időszakot követően fog sor kerülni a könyvelő regisztrációjára. Ennek oka, hogy az éles működés során már lehetőségünk lesz kitapasztalni a jogosultságok optimális beállítását.
A számlázó program regisztrálása
Az adózónak (számla kiállító) regisztrálnia kell valamennyi (!) számlázó programot, amely teljesíteni fogja az adatszolgáltatást. a törvényes képviselő regisztrációját követően Belépés után a menüben a Felhasználó Új felhasználó -> "TECHNIKAI FELHASZNÁLÓ" nyomógomb kiválasztásával. Meg kell adni egy szabadon választott jelszót, és a Kulcs generálás gombra kattintva a NAV rendszere kiírja a megfelelő azonosító adatokat! A számlázó programban szintén lesz valamilyen paraméter beállítás, ahova be kell gépelni az előbbi azonosító adatokat és a jelszót! Ezek megfelelő beállításával fog létrejönni a kapcsolat a NAV és a szálázó program között.
NAV visszajelzése az online adatszolgáltatás sikerességéről
A számlázó program adatszolgáltatását követően a program néhány másodperccel később bekérdez az adóhatóság szerverére a feldolgozás sikerességének igazolása miatt. A NAV az alábbi üzeneteket küldheti vissza:
-
RECEIVED: a számla befogadásra került
-
PROCESSING: a számla adatfeldolgozása megkezdődött
-
DONE: a számla adatfeldolgozás sikeres
-
ABORTED: a számla adatfeldolgozása sikertelen volt, az adatszolgáltatást meg kell ismételni
Ezen kívül előfordul olyan visszajelzés is, ami hibás adatszolgáltatás ellenére sikeres számla befogadást jelent, de a hibát a jövőben a szoftver fejlesztőjének ki kell javítani. Ha egy adott számla tekintetében hibajavításra van szükség, akkor azt 3 munkanapon belül kell teljesíteni. Ezt követően csak manuálisan lehet teljesíteni az adatszolgáltatási kötelezettséget.
Azért fontos mindezzel tisztában lenni, mert a számlázó programmal szemben jogos elvárás a fenti visszajelzések megfelelő kommunikációja a számla kiállítója felé. Mivel erre jogszabályi követelmény nincs megfogalmazva, ezért ennek az információnak a megjelenítéséről, ellenőrzéséről a számla kiállítójának kell meggyőződnie! A számlázó programoktól ésszerűen elvárható, hogy időközönként (pl. naponta) egy összesítő e-mail-t küldjön a számla adatszolgáltatások teljesítéséről. Célszerű erre egy külön e-mail címet létrehozni (pl. szamla@cegnev.hu)
Üzemszünet, műszaki-technikai hiba
Az adóhatóság a fogadó oldalon keletkező hibákat, illetve az üzemszünetek, karbantartások kezdetét és végét, valamint várható időtartamát közzéteszi a weboldalán. (https://onlineszamla.nav.gov.hu/uzemszunetek). Amennyiben a fogadó oldal nem érhető el (a NAV oldalán fennálló hiába miatt), akkor a hiba megszűnését követő 24 órán belül kell teljesíteni az adatszolgáltatást.
Az adózónál fellépő technikai akadályok esetén a műszaki hiba (üzemzavar, internet szolgáltatás elégtelensége) megszűnését követő 24 órán belül kell az adatszolgáltatást teljesíteni. 48 órát meghaladó műszaki hiba esetén az adózónak jeleznie kell a műszaki hibát (jegyzőkönyv) legkésőbb a 48 óra időtartam leteltéig, és ezt követően 24 órán belül köteles manuálisan rögzíteni a számla adatait a NAV erre kijelölt weboldalán! Amennyiben 24 órán belül a műszaki hiba nem hárul el, az időkeret ismételt bejelentéssel 24 órával meghosszabbítható mindaddig, amíg a hiba elhárul…
Következmény
Amennyiben a regisztrációt a cég nem végzi el, és nem teljesíti az online adatszolgáltatást, a jogszabály szerint 2018. július 1-től mulasztási bírsággal szankcionálható. Azonban a bevezetés teszt időszakának kitolása miatt várhatóan türelmi időt fognak bejelenteni a szankciók kiszabására.
Az Online Számla rendszer eredményeképpen
-
a kiállított számlákról valós idejű adatok érkeznek a NAV-hoz,
-
a kiállított számlák adatait lekérdezhetik a számlabefogadók és a számlakibocsátók is,
-
a nagy mennyiségű számlaadat gyorsan elérhető hatékony kockázatelemzés és ellenőrzés céljára, ami segíti az adócsalások felderítését,
-
az adatszolgáltatás automatizálásával az adminisztratív terhek csökkennek a számlázó programot használóknál,
-
az új rendszer kiváltja a számlakibocsátók összesített adatszolgáltatását.
Jövőkép
A számlák adatainak online továbbítása, és centralizált adattárolása várhatóan bővülni fog és néhány év elteltével valamennyi számlára ki fog terjedni az adatszolgáltatás, értékhatárra való tekintet nélkül. Az adóhatóság nem titkolt célja az elektronikus áfa bevallás-tervezet, az e-Szja bevallás tervezethez hasonlóan. A könyvelők szempontjából pozitív hatás a számla adatok rögzítésének manuális begépelése helyett az ellenőrzési lehetőség. Ez utóbbi megvalósulása sok paramétertől (szoftvertől) függ így nem azonnal várható. Az első időszakokban számítani lehet a kezdeti nehézségekre, a rendszer(ek) lekérdezési felületének megismeréséből fakadó többletmunkára. Hosszú távon azonban megvalósulhat a szoftverek kommunikációja több tekintetben is, ami több időt hagy a számviteli- adózási szakembereknek az elemzésre, ellenőrzésre.
A fenti szabályok jogforrásai:
-
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény
-
2/2018. (VI. 1.) PM rendelete, a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet módosításáról
Amennyiben bármi kérdése van a fentiekkel kapcsolatban, kérjük forduljon hozzánk bizalommal.
